Die Antwort lautet zehn Jahre. Interessant sind die drei Zusätze: wann die Frist beginnt, was «elektronisch» genau heissen darf und welche Belege deutlich länger bleiben müssen.

Zehn Jahre – ab Ende des Geschäftsjahres

Art. 958f OR ist knapp: «Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.»

Der zweite Satz wird gern überlesen. Eine Rechnung vom 3. Februar 2026 ist nicht bis Februar 2036 aufzubewahren, sondern bis Ende 2036 – die Frist läuft ab dem Ende des Geschäftsjahres, nicht ab dem Belegdatum.

Was elektronisch erlaubt ist

Absatz 3 öffnet die Tür, aber mit zwei Bedingungen: «Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.»

Also: der Beleg muss dem Geschäftsvorfall entsprechen (keine nachträglich veränderbaren Dateien) und über zehn Jahre lesbar bleiben. Ein Format, das nur Ihr aktuelles Programm öffnen kann, erfüllt die zweite Bedingung nicht.

Eine Ausnahme bleibt Papier: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind «schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren».

Die Mehrwertsteuer rechnet anders

Art. 70 MWSTG knüpft die Frist nicht an eine Jahreszahl, sondern an die Verjährung: Die steuerpflichtige Person hat ihre «Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung (Art. 42 Abs. 6) ordnungsgemäss aufzubewahren. Artikel 958f des Obligationenrechts bleibt vorbehalten.»

Und Art. 42 Abs. 6 sagt: «Das Recht, die Steuerforderung festzusetzen, verjährt in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist.» Unter dem Strich also wieder zehn Jahre – aber gerechnet ab Ende der Steuerperiode.

Die 20-Jahre-Falle

Ein Absatz weiter steht die Ausnahme, die in der Praxis am meisten kostet: «Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, sind während 20 Jahren aufzubewahren.»

Wer eine Liegenschaft im Geschäftsvermögen hält, umbaut oder deren Nutzung ändert, legt die zugehörigen Rechnungen also für zwei Jahrzehnte ab. Zehn Jahre nach dem Umbau ist der Ordner noch nicht überflüssig.

Was das für die Software heisst

Drei Fragen, die Sie vor dem Wechsel des Programms stellen sollten:

  1. Können Sie alles exportieren – Rechnungen und Belege, im Originalformat, nicht nur als Liste?
  2. Wie lange hält der Anbieter die Daten, und was passiert nach der Kündigung? Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht überleben so manches Abo.
  3. Bleiben die Dateien lesbar, auch ohne das Programm, mit dem sie erstellt wurden?

Ein Archiv, das nur so lange existiert, wie Sie zahlen, ist kein Archiv. Was die einzelnen Programme exportieren lassen, steht mit Quelle und Prüfdatum im Vergleich. Was auf der Rechnung selbst stehen muss, steht im Ratgeber Was muss auf einer Schweizer Rechnung stehen?.

Offizielle Quellen

  • Art. 958f OR (SR 220) – Aufbewahrung der Geschäftsbücher: fedlex.admin.ch
  • Art. 70 und Art. 42 MWSTG (SR 641.20) – Buchführung, Aufbewahrung und Verjährung: fedlex.admin.ch

Alle Gesetzeszitate wurden am 15. September 2026 an den konsolidierten Fassungen auf Fedlex geprüft.

Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.