Die Schweizer Vorgaben sind kürzer als die deutschen oder österreichischen, aber sie stehen im Gesetz – und zwei Details bekommen ausländische Programme regelmässig falsch hin.

Die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG

Das Gesetz beginnt mit einer Feinheit, die oft überrascht: Die steuerpflichtige Person muss «auf Verlangen» eine Rechnung ausstellen. Verlangt die Kundschaft eine, muss die Rechnung aber Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel enthalten:

  • a. «den Namen und den Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist»
  • b. Name und Ort des Leistungsempfängers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt
  • c. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit dieser nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
  • d. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
  • e. das Entgelt für die Leistung
  • f. den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag – schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes

Für Kassenzettel aus automatisierten Kassen gilt eine Erleichterung: Die Angaben zum Leistungsempfänger dürfen fehlen, solange das ausgewiesene Entgelt einen vom Bundesrat festgelegten Betrag nicht übersteigt.

Die MWST-Nummer richtig schreiben

Die Nummer, unter der Sie eingetragen sind, ist Ihre UID mit dem Zusatz MWST. Die ESTV schreibt: «die MWST-Nummer hat somit das Format CHE-123.456.789 MWST.» Der Zusatz ist nicht Teil der UID, und er kennt Sprachvarianten – «Der Zusatz kann auch in italienischer (IVA) oder französischer Sprache (TVA) erfasst werden. Die englische Abkürzung (VAT) ist hingegen nicht erlaubt.»

Das ist die erste Falle bei internationalen Programmen: Sie führen ein Feld «VAT number» und drucken den Inhalt samt Beschriftung auf die Rechnung.

Die Steuersätze

Seit dem 1. Januar 2024 gelten drei Sätze: 8,1 % als Normalsatz, 2,6 % als reduzierter Satz und 3,8 % als Sondersatz auf Beherbergungsleistungen. Wer innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100’000 Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen erzielt, ist von der Steuerpflicht befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG) – und darf dann auf der Rechnung auch keine MWST ausweisen: «Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist [...], darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen» (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Die Falle beim Saldosteuersatz

Wer mit der Saldosteuersatzmethode abrechnet, multipliziert den Bruttoumsatz mit einem branchenspezifischen Satz und muss die Vorsteuer nicht einzeln ermitteln; abgerechnet wird in der Regel halbjährlich. Zulässig ist die Methode bis zu einem steuerbaren Jahresumsatz von 5,024 Millionen Franken (inklusive Steuer) und einer geschuldeten Steuer von höchstens CHF 108’000 pro Jahr.

Entscheidend für die Fakturierung: Auf der Rechnung steht nie der Saldosteuersatz. Die ESTV formuliert es am Beispiel eines Architekten so: «In den Rechnungen weist der Architekt nicht den SSS, sondern den gesetzlichen Steuersatz von 8,1 % aus.» Ihr Programm muss also zwei verschiedene Sätze auseinanderhalten – den ausgewiesenen und den abgerechneten. Programme aus dem Ausland kennen diese Konstruktion oft gar nicht.

Und der Zahlteil?

Ein Zahlteil ist keine Pflichtangabe nach Art. 26 MWSTG. Wenn Sie aber einen mitschicken, ist es die QR-Rechnung – die roten und orangen Einzahlungsscheine sind am 1. Oktober 2022 abgelöst worden. Worauf es dabei ankommt, steht im Ratgeber QR-Rechnung in der Praxis.

Welche Programme die Schweizer Besonderheiten abbilden, zeigt unser Vergleich, mit Quelle und Prüfdatum je Angabe.

Offizielle Quellen

  • Art. 26 und Art. 27 MWSTG (SR 641.20) – Rechnung und unberechtigter Steuerausweis: fedlex.admin.ch
  • ESTV – Mehrwertsteuersätze seit dem 1. Januar 2024: estv.admin.ch
  • ESTV – Unternehmens-Identifikationsnummer und Format der MWST-Nummer: estv.admin.ch
  • ESTV – Saldosteuersätze und Pauschalsteuersätze: estv.admin.ch

Alle Gesetzeszitate und Beträge wurden am 15. September 2026 an den oben verlinkten Quellen geprüft.

Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Klären Sie Ihre konkrete Abrechnungsart mit Ihrem Treuhänder.